Cách sử dụng mã QR cho Google Sheets khi làm việc trên các dự án chung
Google Sheets là một công cụ phổ biến trong số người dùng vì nó đơn giản, rõ ràng và miễn phí. Nhờ có nó, bạn có thể tạo tài liệu với số lượng trang tính mong muốn, điền vào các cột và hàng trong mỗi trang tính theo ý muốn. Và để phân phối tệp, bạn nên thêm liên kết đến mã QR để tối đa hóa sự thoải mái cho những người có quyền truy cập vào nội dung.
Do đó, mã QR của Google Trang tính thực sự có nhu cầu trong nhiều lĩnh vực hoạt động và cho nhiều tác vụ khác nhau. Chúng không chỉ dễ tạo mà còn tiện lợi khi quét từ thiết bị di động. Một trong những ví dụ thực tế và phổ biến nhất về việc sử dụng mã QR với Google Trang tính là triển khai các dự án cộng tác.
Lợi ích của mã QR của Google Trang tính đối với quy trình làm việc là gì
Bản thân Google Trang tính cung cấp nhiều khả năng mở rộng để cộng tác hiệu quả. Và nếu bạn sử dụng chúng cùng với trình tạo mã QR miễn phí cho Google Trang tính, bạn có thể tối ưu hóa đáng kể các hoạt động của nhóm chịu trách nhiệm cho một dự án cụ thể.
Hãy cùng xem xét những lợi thế chính của mã QR của Google Trang tính sẽ giúp tổ chức làm việc nhóm hiệu quả.
#1. Chỉnh sửa cộng tác theo thời gian thực
Tất cả những người tham gia có tài khoản Google có thể đồng thời xem và chỉnh sửa một bảng Google cụ thể. Họ cũng sẽ thấy các chỉnh sửa của nhau, giúp truy cập vào dữ liệu cập nhật và tăng tốc quy trình làm việc.
Điều quan trọng nhất là cung cấp cho tất cả các thành viên trong nhóm các cấp độ truy cập cần thiết vào bảng trước khi tạo mã QR cho Google Trang tính. Tùy thuộc vào nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên, họ có thể xem, bình luận hoặc chỉnh sửa nội dung.
#2. Tinh chỉnh quyền và quyền của người dùng
Mỗi bảng trên Google Drive đều có URL riêng, vì vậy khi bạn chuyển đổi URL thành mã QR, bạn sẽ cấp cho người được chọn quyền truy cập vào tài liệu mong muốn. Đồng thời, bất kỳ tệp nào mới tạo trên dịch vụ này ban đầu sẽ bị đóng và không thể truy cập được đối với mọi người ngoại trừ tác giả.
Bạn có thể cho phép những người dùng cụ thể hoặc mọi người có liên kết đến mã QR tham gia vào công việc trên bảng và cũng cấp cho họ các quyền thích hợp, ví dụ như người đọc, người bình luận hoặc biên tập viên. Điều này cho phép bạn kiểm soát cẩn thận những người có thể thực hiện chỉnh sửa nào đối với tệp. Vì vậy, bạn nên tạo mã QR cho Google Trang tính sau khi áp dụng các cài đặt quyền truy cập mong muốn.
#3. Bình luận về các tệp và phân công nhiệm vụ
Tùy chọn để lại bình luận trên các ô cụ thể giúp thảo luận về chi tiết dự án và phân công trách nhiệm dễ dàng hơn. Người tham gia cũng nhận được thông báo kịp thời qua email, nơi họ có thể xem ngay nội dung tin nhắn và trả lời ngay lập tức.
Tùy chọn này thúc đẩy giao tiếp hiệu quả trong nhóm và phân công nhiệm vụ hợp lý. Bằng cách tạo mã QR với một bảng một lần, bạn không chỉ cung cấp cho nhân viên quyền truy cập liên tục vào dữ liệu cần thiết mà còn tối ưu hóa tương tác giữa họ.
#4. Xem lịch sử thay đổi và kiểm soát phiên bản
Chức năng này được thiết kế để theo dõi ai, khi nào và những chỉnh sửa nào đã được thực hiện để kiểm soát quy trình làm việc hoặc tìm nguồn lỗi nếu cần. Chức năng này cũng cho phép bạn quay lại các phiên bản trước của tài liệu.
Mã QR của bạn cho bảng dẫn đến Google Trang tính mong muốn, có nút chịu trách nhiệm xem lịch sử của tất cả các thay đổi. Do đó, có thể đạt được sự minh bạch hoàn toàn của công việc và tùy chọn quay lại bản nháp trước đó hoặc thậm chí là bảng gốc nếu phát sinh sự cố.
#5. Chọn mẫu để quản lý dự án
Trong một số trường hợp, các thành viên trong nhóm cần sử dụng mẫu bảng biểu có sẵn được lưu trữ trong tài khoản dùng chung trên bộ nhớ đám mây. Ví dụ: để nhanh chóng chuẩn bị báo cáo hoặc lập kế hoạch nội dung theo mẫu đã được phê duyệt.
Trong trường hợp này, họ có thể quét mã QR để tìm bảng tính Google, chuyển hướng đến tệp gốc, sau đó lưu một bản sao vào Google Drive để làm việc tiếp theo. Sử dụng sơ đồ này, bạn có thể thực hiện mọi thứ nhanh chóng và không có lỗi.
Những ví dụ này cho thấy việc sử dụng trình tạo mã QR của Google Trang tính sẽ hữu ích khi làm việc trên bất kỳ dự án nào!
