วิธีสร้างเอกสาร Microsoft Word และรับรหัส QR สำหรับไฟล์

โปรแกรมแก้ไขข้อความ Microsoft Word เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในหมู่ผู้ใช้หลายล้านคน ด้วยแพ็คเกจซอฟต์แวร์ Microsoft Office ทำให้การสร้างไฟล์ .docx พร้อมข้อความ ตาราง รูปภาพ และเนื้อหาอื่นๆ เป็นเรื่องง่ายมาก นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างรหัส QR สำหรับเอกสารเพื่อการแชร์ที่ง่ายดาย

คุณสมบัติการทำงานกับเอกสาร Microsoft Word

Microsoft Word ตรงไปตรงมาและใช้งานได้หลากหลาย เครื่องมือนี้มีอินเทอร์เฟซที่ชัดเจนและช่วยให้คุณสร้างเอกสารที่มีเนื้อหาที่หลากหลาย

โปรแกรมภายในชุดโปรแกรม Microsoft Office มีหลายเวอร์ชัน เนื่องจากมีการเปิดตัวอัปเดตเป็นระยะในช่วงหลายปีที่ผ่านมา รุ่นเก่าบางรุ่นไม่ได้รับการสนับสนุนอีกต่อไป แต่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงชุดโปรแกรมสำนักงานรุ่นต่างๆ ได้ กระบวนการสร้างไฟล์อาจแตกต่างกันเล็กน้อย ขึ้นอยู่กับรุ่นที่คุณเลือก

ที่นี่ เราจะสรุปขั้นตอนทั่วไปในการสร้างเอกสาร Microsoft Word: คำแนะนำหนึ่งสำหรับผู้ใช้แอปพลิเคชัน Microsoft Word บนเดสก์ท็อป และอีกวิธีหนึ่งสำหรับผู้ใช้ Microsoft 365 เวอร์ชันออนไลน์ฟรี

1. วิธีสร้างไฟล์ Microsoft Word และสร้างรหัส QR สำหรับเอกสาร

Microsoft Word เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่ต้องติดตั้ง เมื่อติดตั้งแล้ว ผู้ใช้จะสามารถสร้างและแก้ไขไฟล์ที่บันทึกไว้ก่อนหน้านี้ในรูปแบบ .docx ได้

เมื่อต้องการสร้างเอกสาร Word ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

– คลิกที่ทางลัด Microsoft Word บนเดสก์ท็อปของคุณหรือค้นหาในเมนูโปรแกรม

– เริ่มแก้ไขไฟล์ใหม่

– ไปที่เมนูไฟล์ เลือก "บันทึกเป็น" ตั้งชื่อเอกสารของคุณ และเลือกโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อจัดเก็บ

สำคัญ! ชุด Microsoft Office เวอร์ชันนี้จะจัดเก็บเอกสารไว้ในคอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อปของคุณ ด้วยเหตุนี้ เอกสารเหล่านี้จึงไม่มีที่อยู่เว็บและไม่สามารถแชร์ผ่านลิงก์โดยตรงได้ หากคุณต้องการสร้างโค้ด QR สำหรับไฟล์ Microsoft Word ให้พิจารณาสองตัวเลือกนี้:

– อัปโหลดไฟล์ .docx ไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น Google Drive ทันทีหลังจากนี้ เอกสารของคุณจะได้รับ URL เฉพาะซึ่งจำเป็นสำหรับการสร้างโค้ดเชิงโต้ตอบ คุณเพียงเพิ่ม URL นี้ลงในโค้ด QR และแชร์กับผู้อื่น เมื่อสแกนแล้ว ผู้ใช้จะสามารถดู แสดงความคิดเห็น หรือแก้ไขเอกสารตามสิทธิ์การแชร์ของคุณ

– แปลงไฟล์ Microsoft Word เป็น PDF โดยใช้ตัวแปลงออนไลน์ที่รองรับรูปแบบเหล่านี้ จากนั้น เพิ่ม PDF ที่ได้ลงในโค้ด QR และแบ่งปันตามดุลยพินิจของคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงเอกสาร Word คุณจะต้องแปลงไฟล์ Word อีกครั้งเป็น PDF จากนั้นแทนที่ PDF เก่าในโค้ด QR ด้วยไฟล์ใหม่

อย่างที่คุณเห็น การสร้างโค้ด QR สำหรับไฟล์นั้นง่ายมาก ในกรณีแรก คุณจะเพิ่มลิงก์ไปยังโค้ด QR และในกรณีที่สอง คุณจะต้องเพิ่ม PDF ลงในโค้ด QR

2. วิธีสร้างเอกสารใน Microsoft 365 และเพิ่มลิงก์ไปยังรหัส QR

หากคุณต้องการจัดเก็บไฟล์ข้อความและทำงานร่วมกับผู้อื่นทางออนไลน์ ให้ใช้เวอร์ชันเว็บของ Microsoft 365 ช่วยให้คุณสร้างเอกสาร .docx และแก้ไขได้ฟรี ซึ่งจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติไปยังที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ OneDrive ภายใต้ URL ที่ไม่ซ้ำกัน

เมื่อต้องการสร้างโค้ด QR สำหรับ Microsoft 365 ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

– เปิด Microsoft 365 เวอร์ชันเว็บโดยไปที่ลิงค์ https://www.microsoft365.com/;

– ในหน้าแรก ให้เลือกประเภทไฟล์ 'เอกสาร'

– เอกสารของคุณจะเปิดขึ้นในหน้าต่างใหม่

– เริ่มแก้ไขไฟล์ตอนนี้หรือกลับมาที่ภายหลังโดยไปที่แท็บ 'ไฟล์ของคุณ' บนบริการ https://onedrive.live.com/

ข้อได้เปรียบที่สำคัญของ Microsoft 365 เวอร์ชันเว็บเหนือชุด Microsoft Office แบบดั้งเดิม ได้แก่ การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์บนเอกสารและพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์บน OneDrive ไฟล์ทั้งหมดที่คุณสร้างผ่านทางเว็บไซต์ Microsoft อย่างเป็นทางการจะได้รับ URL ที่ไม่ซ้ำกัน วิธีนี้ช่วยให้คุณและคนที่คุณแชร์ลิงก์ด้วยสามารถแก้ไขข้อความร่วมกันได้

ดังนั้นผู้ใช้ทุกคนสามารถสร้างโค้ด QR สำหรับ Microsoft Word ได้โดยการแปลงเอกสาร .docx เป็น PDF หรืออัปโหลดไปยัง Google Drive คุณสามารถสร้างโค้ด QR สำหรับ Microsoft 365 ได้เนื่องจากคุณได้รับ URL ของไฟล์โดยอัตโนมัติและเพิ่ม URL นั้นลงในโค้ด QR