Cómo hacer un libro en Microsoft Excel y obtener un código QR para el archivo

Si necesita crear un archivo .xlsx con tablas, gráficos y otros datos, utilice Microsoft Excel. Este programa versátil es esencial en numerosos campos. Además, puede generar un código QR para una hoja de Excel para compartirla fácilmente con otros.

Características del trabajo con archivos de Microsoft Excel

Microsoft Excel permite la creación de libros que contienen una o varias hojas, cada una diseñada para contener una tabla estructurada. Es muy conveniente trabajar con el programa porque Excel ofrece una multitud de funciones para la inserción de datos, la aplicación de fórmulas y otras herramientas que facilitan la organización de la información, mejorando la eficiencia de su flujo de trabajo.

Es importante considerar que existen diferentes versiones de Microsoft Excel, dependiendo del año de lanzamiento del paquete Microsoft Office. En consecuencia, existen algunas diferencias al trabajar con archivos en diferentes versiones de software, lo que significa que el proceso de creación de una tabla en formato .xlsx puede diferir ligeramente según las características de la versión actual de su software.

A continuación, le proporcionamos dos instrucciones generales sobre cómo crear una hoja de cálculo de Excel: una para usar la aplicación de escritorio de Microsoft Excel y otra para utilizar el servicio en línea de Microsoft 365.

1. Cómo crear un archivo en Microsoft Excel y generar un código QR para un libro .xlsx

Para comenzar a trabajar con Microsoft Excel, debe instalar este programa en su ordenador o portátil. Después de la instalación, tendrá acceso a las funciones de creación de nuevos y edición de documentos previamente guardados en formato .xlsx, es decir, libros, hojas y tablas.

Para crear un archivo en Excel, siga estos pasos:

– haga clic en el acceso directo de Microsoft Excel en el menú de programas o en su escritorio;

– comience a editar un archivo nuevo o abra una hoja creada previamente si desea realizar las modificaciones;

– guarde el libro de Excel, asignándole un nuevo nombre y seleccionando una carpeta adecuada para su almacenamiento.

¡Importante! Cuando se trabaja con la suite Microsoft Office, los archivos .xlsx se guardan localmente en su dispositivo y no se puede acceder a ellos a través de enlaces directos. Si desea crear un código QR para un libro de Excel, debe hacer que el archivo sea accesible en línea o convertirlo a un formato más compartible. Aquí hay dos opciones:

– suba la hoja .xlsx al almacenamiento en la nube. Una opción popular es el servicio de Google Drive. Cargar el archivo toma solo unos segundos, dependiendo del tamaño del archivo, y se le asignará un identificador digital (URL). Luego, configure los ajustes para compartir en Google Drive (hay opciones para visualizar, comentar, editar) y convertir esta URL en un código QR;

– convierta el archivo de Microsoft Excel a PDF. Primero, utilice un convertidor en línea para convertir su hoja de cálculo al formato de documento portátil. A continuación, abra el generador de códigos QR, agregue el PDF a un código QR y compártalo con otras personas. Tenga en cuenta que este método da como resultado un PDF no editable y los cambios realizados en el libro de Excel original no se reflejarán en el PDF a menos que se reconvierta.

Ambas opciones demuestran claramente que es posible crear un código QR para Excel de diferentes maneras. Si desea colaborar en una hoja, elija el almacenamiento en la nube y agregue un enlace a un código QR, y si desea compartir una hoja no editable, use el formato de documento portátil (PDF).

2. Cómo crear un libro en Microsoft 365 y agregar un enlace al código QR

Microsoft 365 ofrece una versión gratuita basada en web de Microsoft Office que no requiere instalación. Todos sus archivos se guardan automáticamente en el almacenamiento en la nube de OneDrive y reciben identificadores en forma de enlaces. En consecuencia, crear un libro de trabajo .xlsx a través de este servicio le permite compartir y colaborar con facilidad.

Para crear un libro en Microsoft 365, siga estos pasos:

– abra el servicio Microsoft 365 siguiendo el enlace https://www.microsoft365.com/;

– seleccione el tipo de archivo 'Libro' en la página de inicio para crear un nuevo archivo o abra una hoja previamente guardada en el servicio https://onedrive.live.com/ para realizar las modificaciones;

– su mesa se abrirá en una nueva ventana;

– comience a editar el archivo y todos los cambios se guardarán automáticamente.

Para crear un código QR con un libro de Excel, simplemente copie la URL del documento que desea compartir y luego agregue esta URL al código QR. Cada libro de Microsoft 365 ya tiene una dirección web única, por lo que no es necesario cargar el archivo en otro almacenamiento en la nube ni convertirlo a diferentes formatos.

Como puede ver, es posible crear un código QR para una tabla de Excel de varias maneras. Al convertir el archivo o el enlace a un código QR, tiene una herramienta versátil para compartir sus datos.